6. CARTA:
La carta es un medio a través del cual una persona o institución se comunica con otra remitiéndose un mensaje que bien puede estar escrito en un papel o en un
medio digital. Este texto es de carácter profesional. La carta está compuesta por un texto dirigido a otra persona a la cual se expone o describe un asunto o situación. Las características ante este texto conlleva a que debe ser corta, precisa, escrita en
computadora, excepto que se pida escrita a mano. Algunos empleadores piden
cartas manuscritas para realizar estudios grafo-lógicos, pues, a través de la
escritura, es posible observar rasgos de la personalidad, tendencias y
disponibilidad del postulante para determinadas tareas. Es conveniente, en esos
casos, que escribas personalmente, con naturalidad, sin descuidar la
presentación y prolijidad del texto. También debe de estar bien distribuida en la hoja, es decir, bien diseñada. Debe contar con fecha y destinatario sin errores.
Adecuado uso del lenguaje formal: ya que la
relación entre la persona que escribe y la persona que recibe la carta es
distante, es por ello que el trato es de usted, con respeto. Por el contrario,
se encuentran las cartas familiares que utilizan un lenguaje informal, y el
trato es distendido.
En este tipo de texto se debe de prestar atención ante la redacción y la ortografía para presentar una lectura entendible. Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:
- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.
- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma clara.
La carta también se compone de:
- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente)
- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
- Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
- Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
- Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
- Antefirma: razón social o denominación de la casa.
- Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
- Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien escribe la carta.
- Otros datos: indicaciones
de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se
remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes
de las referencias finales.
- Oyente: quien es el que recibe el mensaje.
- Remitente: es quien envía la carta.
Los objetivos de este texto, es de informar, influir y persuadir, ya que el remitente procura de tratar de repartir una idea o pensamiento claro ante su lector.
7. MEMORÁNDUM:
El memorándum o memorando se refiere a algo que debe ser recordado. En el campo de la comunicación organizacional, se
entiende por memorándum aquel texto o comunicado escrito, que está
destinado a un grupo de personas en particular y, en el cual se puede
hacer solicitud de un informe de trabajo o se expones información de
interés sobre uno o varios temas de acción. Este texto es de ámbito o carácter profesional. Ya que este puede entenderse como un informe en el cual se presenta
un tema de importancia, recomendaciones, instrucciones, entre otros, el
cual puede estar dirigido para un departamento en particular o puede
ser general. El memorándum está compuesto por un conjunto
de partes fijas, en las cuales se deben colocar datos importantes y que lo
diferencian de los demás textos de tipo informativo y comunicativo.
Entre estas partes se pueden nombrar: lugar,
fecha, código, destinatario, asunto, cuerpo del texto, despedida, firma, copia
para el remitente y pie de página, si es necesario. Cabe resaltar que los
memorándum no contienen un párrafo de cierre. Simplemente se transmite la
información y se concluye con una firma y sello.
Entre las características de un memorándum tenemos:
- Es una carta simplificada, y su función es comunicativa y busca recordar acciones, actividades o establecer sanciones.
- Su texto es corto y conciso, y trata sobre un único asunto.
- Su uso es interno en alguna organización.
- Los memorandos llevan membrete.
- Su redacción es lo más simple posible y se suprimen las palabras de cortesía.
- No puede sobrepasar una cuartilla.
- Y siempre lleva como título: memorando o memorándum.
El objetivo de un memorándum es hacer funcionar los archivos o programas
con una calidad especial que te permite seleccionar opciones de como tu
punto de vista puede interactuar con otros.
8. SOLICITUD:
Por lo general, una solicitud (o instancia) es
un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a
los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la
exposición de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos
públicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su
existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo. La solicitud, en cuanto a los ASPECTOS FORMALES, responde a las mismas
directrices que la carta de presentación, pero se suele dejar un margen
izquierdo de, aproximadamente, la tercera parte del ancho del papel,
para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda
hacer las anotaciones marginales que considere oportunas. Y este formato o tipo de texto es de ámbito profesional.
La estructura que se le da a este texto es:
- Encabezamiento: Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y
apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y datos
opcionales (profesión, centro de trabajo, etc.).
- Exposición de motivos: Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la
solicitud, de manera sistemática y esquemática; se deben exponer todos
los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que
esté basada la solicitud. Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente,
se termina con la expresión "por ello". Si es el caso, se hará
referencia a la documentación aportada con fórmulas del tipo: "lo que
acredito con la documentación anexa", seguida de la relación de
documentos incorporados a la solicitud. El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (yo), en
tercera persona y el del receptor, la segunda persona del plural (os) o
bien una fórmula impersonal. En ocasiones, cuando la instancia va
dirigida a una autoridad se hace uso del tratamiento que corresponde a
la misma (V.E., V.M.E., V.I., etc.).
- Petición o exposición de la solicitud: Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta
palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado, se debe
introducir antes la conjunción que.
- Despedida: Ante este punto debe de indicar
- Fecha: lugar, mes, día y año
- Firma de quien presenta la instancia.
- Nombre del organismo. institución, unidad o autoridad a quien se le dirige la instancia; en este punto los nombres deben ir escritos en mayúsculas.
9. ACUERDO:
Es un documento mediante el cual se certifica que un grupo de personas
han tomado una resolución a la cual se ha llegado ya sea por una
votación, por un pacto o a través de un tratado.En un acta de acuerdo debe de especificarse claramente
una serie de datos que sirven para darle la validez que se requiere para
llevar a cabo las acciones que se acordaron y que dieron lugar a éste
documento.Este texto es de ámbito profesional y académico. Entre la información que debe de contener un acta de acuerdo esta:
- Lugar, fecha y hora en que se realizó el acuerdo.
- Personas que estuvieron presentes.
- Forma en que se llegó a la resolución tomada.
- Condiciones del acuerdo, acciones que deben de seguirse.
- Penalización en caso de que alguna de las parte incumpla con lo establecido en el documento.
- Nombre y firma de todas las personas presentes durante el proceso.
Es, por lo tanto, la manifestación de una
convergencia de voluntades (decisión por consenso) con la finalidad de producir
efectos jurídicos. El principal efecto jurídico del acuerdo es su
obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo
para las mismas obligaciones y derechos (contrato bilateral),
todo ello en la medida en que así lo establezca la ley aplicable.
10. CIRCULAR:
Se llama "circular" a una comunicación dirigida
por una autoridad superior a una inferior sobre el mismo tema y con el mismo
propósito. Este es el procedimiento empleado por las autoridades superiores
para transmitir a las inferiores, sus instrucciones y decisiones. Las
circulares tienen el carácter de abstractas, obligatorias para los
subordinados, sin tener las características del reglamento. Para los
particulares tienen valor, si ellas se ajustan a la ley o a su correcta
interpretación y siempre que de alguna manera no les afecte, ocasionándoles un
perjuicio. En este caso la circular puede ser impugnada ante el superior
jerárquico o recurriendo a las autoridades judiciales federales, cuando
impliquen un principio de aplicación. Las circulares son avisos iguales,
dirigidos a personas o instituciones, para darles conocimiento de alguna
determinación relacionada con la acción gubernamental. Las circulares se
expiden con propósitos internos meramente administrativos, para uniformar,
regular o establecer modalidades en la marcha de la Administración pública o
aspectos generales externos, no comprendidos en los reglamentos interiores del
trabajo y se limitan al mero ámbito doméstico de sus titulares. Se puede decir que una característica principal de este tipo de texto es que este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje
sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión. Además de ello se debe de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa. Y por su puesto las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada. La estructura que debe llevar este tipo de texto es:
- Numeración: Se escribe la palabra circular con mayúscula
seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales
de la institución.
- Fecha: Se escribe el día, mes y año.
- Destinatario: Generalmente el documento esta dirigido a un
grupo de personas interesadas.
- Asuntos: Se escribe con mayúsculas,
seguida de dos puntos y luego el tema en
resumen o síntesis.
- Cuerpo o texto: Es la parte donde se detalla
el mensaje que se quiere comunicar. Puede
estar formado por varios párrafos y para mayor
orden se enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque
o desbloquee.
El objetivo de este texto es para dictar órdenes y también
para informar. El mensaje que transmite
es específico y de interés general para
todos sus destinatarios.
11. MANUAL:
Se denomina manual a toda guía de
instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la corrección de
problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los manuales son
de enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las
personas a desenvolverse en una situación determinada. En general los manuales
son frecuentes acompañando a un determinado producto que se ofrece al mercado,
como una forma de soporte al cliente que lo adquiere. En este caso, el manual
suele tener una descripción del producto y de la utilización que del mismo debe
hacerse, ya sea para obtener un buen rendimiento de éste como para dar cuenta
de posibles problemas y la forma de evitarlos. Los manuales son también son
harto frecuentes en lo que respecta a software dedicado al ámbito corporativo.
Así, estos proveen toda la gama de posibilidades que el programa puede ofrecer,
ya sea en su uso cotidiano como en respuesta a situaciones excepcionales. El
manual en este caso sirve al técnico en su proceso de comprensión para hacer un
buen uso del sistema. No obstante, es difícil que estos manuales en estos
tiempos se entreguen impresos; por el contrario, se encuentran disponibles en
el sitio web de la empresa que los comercializa.
La estructura a que se le da a este tipo de textos son:
- Tabla de contenido.
- Introducción.
- Instrucciones para el uso de manual.
- Cuerpo.
- Flujo-grama(s).
- Glosario, con términos importantes.
- Conclusiones.
- Recomendaciones.
- Anexos.
